Zásady

• online spolupráce v systému Aleph je možná pouze ve formátu MARC21; pokud knihovna má vyšší verzi Alephu než NK ČR, musí pro ukládání autorit používat zvláštního klienta
  
• knihovny Aleph nevytvářejí lokální autoritní báze, ale autority ukládají pouze do centrální autoritní báze; své BIB záznamy mají propojené na lokální kopii autoritní báze, která se každou noc dávkově aktualizuje (toto nevylučuje další lokální autoritní bázi, např. pro jiný systém věcných autorit)
  
• vstup do kooperace ve smyslu vytváření návrhů autorit je možný po dohodě s PhDr. Petrou Šťastnou (pro autority jmenné) a s Mgr. Marií Balíkovou (pro autority geografické, případně formální), po vyškolení a po zajištění technických předpokladů
• kooperace umožňuje dvoustupňovou kontrolu dodávaných záznamů. V takovém případě se na lokální úrovni odehrává lokální supervize (pověřený pracovník ručí za formální i obsahovou správnost dodávaného záznamu bez ohledu na to, zda na lokální úrovni záznam vytvořil řadový katalogizátor, nebo záznamy tvoří jen pověřený supervizor). V NK ČR probíhá druhý stupeň supervize (prověření správnosti dodávaných informací i zdrojů). Dvoustupňová kontrola je volena z důvodů maximální možné filtrace vzniku duplicit a chyb.
• katalogizátoři mohou revidovat vlastní záznamy před schválením i navrhovat opravy autorit již schválených

Na koho se v NK obracet

obsahová stránka jmenných autorit - PhDr. Petra Šťastná (= PŠ)
obsahová stránka věcných autorit - Mgr. Marie Balíková (= MB)
technické záležitosti, Aleph - Radovan Zahořík (= RZ)
IP adresy, loginy Aleph a ftp - PhDr. Dana Vřešťálová (= DV)

Co je třeba před zahájením spolupráce

1. pro stahování autorit a aktualizaci lokální kopie báze

- přístup na ftp.nkp.cz pro stahování dat (login= sigla+a, např. aba013a, heslo na 6-8 znaků - požádat o přidělení RZ) - více viz Informace o souborech na ftp
- definice lokální kopie báze AUT (ÚVT)
- naplnění lokální kopie čerstvým exportem z AUT (RZ)
- instalace a zprovoznění programů pro aktualizaci (ÚVT)
- nahlášení kontaktní osoby pro aktualizace (RZ)
- instalace a zprovoznění programu pro statistiku využívání báze autorit (viz návod)
- úprava scancode.dat v lokálních bázích pro využití virtuálních rejstříků

2. pro přímé přispívání do báze AUT10

• dohoda se PŠ/MB o zapojeni, proškolení katalogizátorů
• přidělení prefixu pro knihovnu pro identifikační čísla jmenných autorit (PŠ,RZ - bude uloženo do seznamu prefixů); autority geografické a formální používají jednotný prefix ge/fd
• definice vzdálené báze AUT10 v ini.souborech:
  přidání báze AUT10 do library.ini (\AL500\ALEPHCOM\TAB): AUT10 AUT10 aleph.nkp.cz:6991
  přidání báze AUT10 do perlib.ini (\AL500\CATALOG\TAB)
• zajištění přístupu do báze AUT10 ze strany NK - poslat následující informace (DV):
  - IP adresy stanic katalogizátorů (nebo IP adresu firewallu instituce)
  - jména pracovníků (půjde-li o dvoustupňovou kontrolu, pak kdo z nich je supervizor) + loginy (používané v lokálních bázích), které budou (zapsané malými písmeny!) sloužit i pro "podpis" do pole 906; bude přiděleno prozatímní heslo, které si katalogizátor sám změní na své běžně používané
• vytvoření lokálních šablon na základě předloh na serveru

Pro rychlé vyřízení "úvodních formalit" doporučujeme soustředit všechny informace, které NK potřebuje, do jednoho e-mailu, a ten adresovat PŠ+RZ+DV (pokud jde o spolupráci na geografických autoritách, též MB).

Šablony pro práci v bázi AUT10

Od 15.6.2006 jsou u báze autorit ponechány na serveru pouze vzory šablon pro vytváření návrhů.
K dispozici jako vzor jsou šablony:
jmeno.mrc = základ pro personální autority
korp.mrc = základ pro korporaci
konf.mrc = základ pro konferenci
geo.mrc = základ pro geografickou autoritu
form.mrc = základ pro formální deskriptor
(šablony "opr" jsou společné a používají se jako serverové šablony, není třeba vytvářet lokální)

Katalogizátoři používají lokální šablony, které si vytvoří úpravou vzorové šablony - na každé stanici mají být umístěny pouze ty šablony, které pracovník skutečně používá.
Lokální šablony se pak v nabídce objevují zcela dole (snadný přístup je přes klávesu End).

Lokální šablonu může podle návodu vytvořit nejzkušenější pracovník. Nasdílí složku \AL500\CATALOG\TEMPLATE, kde jsou lokální šablony umístěné, a ostatní si ji zkopírují do stejné složky na svém počítači.
Doporučujeme systémovým knihovníkům, aby lokální šablony zálohovali a v případě instalací nových počítačů či zapojení nových pracovníků zajistili jejich distribuci.

Postup pro vytvoření lokální šablony - z modulu Katalogizace:

1. volba Otevřít šablonu (ikona, CTRL+A či z menu Katalogizace) - výběr vzorové šablony
2. změny v záznamu=šabloně:
   pole 900 - odmazat * , pokud knihovna nepracuje s dvoustupňovým systémem kontroly nebo pokud na stanici pracuje supervizor (* v poli Návrh znamená, že si záznamu nemají supervizoři NK všímat, že záznam musí ještě projít rukama lokálního supervizora)
   pole 040 - místo hvězdiček uložit siglu knihovny - velkými písmeny bez mezer (např. ABA013)
3. menu Katalogizace - volba Uložit jako šablonu na lokálním počítači
   do okénka zadat jméno šablony, které by nemělo být stejné jako jméno použitého vzoru
4. zavřít záznam=šablonu bez uložení na server (nové záznamy nelze vytvářet otevřením šablony jako nového záznamu, viz dále)

Vytváření návrhů

• katalogizátoři před vytvořením návrhu důkladně prověřují autority na duplicitu
• od r.2010 se návrhy jmenných autorit (jména a korporace) vytvářejí stejně jako návrhy geografických, formálních a "názvových" autorit přímo založením nového záznamu (otevřením příslušné šablony - CTRL+A). Nový způsob automatické úpravy záznamu při ukládání zajišťuje generování čísla autority jak do pole 001 (u všech typů autorit), tak do podpole 7 v záhlaví (u jmen a korporací). Aby knihovna mohla ukládat autority pro jména a korporace tímto způsobem, musí být její sigla a prefix uložena ve zvláštní tabulce - před začátkem ukládání je tedy nezbytné tyto údaje nahlásit (RZ,DV)
  
• v žádném případě nesmí katalogizátor vyplňovat nebo editovat podpole 7 v záhlaví jmenných autorit!
• pokud se pracuje s dvoustupňovou kontrolou, vytváří katalogizátor tzv. "návrh-hvězdičku": v poli 900 musí být * a návrh musí zkontrolovat lokální supervizor, který hvězdičku po revizi umaže; katalogizátor použije stavový kód za, lokální supervizor stavový kód ko; lokální supervizor nemusí vyhledávat záznamy k revizi podle jména autora, ale může použít rejstřík návrhů - vyhledává se řetězec *J-NÁVRH+sigla knihovny+datum nebo *K-NÁVRH+sigla knihovny+datum atd.
• pokud záznam zakládá lokální supervizor, stačí jediný výskyt pole 906 se stavovým kódem ko; tam, kde se s dvoustupňovou kontrolou nepracuje, katalogizátor používá stavový kód za a v šabloně pro nové záznamy nemá v poli 900 hvězdičku
• pro revidování "návrhů-hvězdiček" používá lokální supervizor rejstřík návrhů (Návrh/Oprava), který si otevře tak, že zapíše *j-návrh sigla/*k-návrh sigla apod.; po revizi musí odmazat v poli 900 hvězdičku, čímž návrh "předává" vrchním supervizorům; v poli 906 užije stavový kód ko
• při vytváření záznamů je třeba dodržovat metodiku dle instrukcí
• jednou obsazený předdefinovaný záznam není přípustné obsadit jinou autoritou, např. při opožděném zjištění duplicity. Na příslušné záhlaví+číslo již může být navázán BIB záznam (i jiné knihovny) a ve všech takových záznamech by se původní záhlaví opravilo na záhlaví nové!! Tuto situaci je nutno nahlásit supervizorovi NK, který záznam zruší podle pravidel.

Záznam přijatý do báze autorit = návrh je z praktických důvodů považován co do hodnoty v polích 008 a 950 za definitivní. Skutečně definitivním se stává schválením "nejvyšším supervizorem" (pracovníci NK), tj. odmazáním pole 900.

Zpracování návrhů v NK

Opravy záznamů

• pokud je nutné opravit záhlaví po uložení záznamu, vznikne pole COR, které musí v záznamu zůstat (později se automaticky odmaže). Pokud nedošlo k úpravě záhlaví bezprostředně po uložení chybného tvaru, ale později, musí katalogizátor zaznamenat opravu záhlaví v poli 906 stavovým kódem oz (jinak se informace o změně záhlaví nedostane k nealephovským knihovnám, které mohly již být na původní záhlaví napojené!). Nikdy se nesmí po uložení záznamu nahradit záhlaví zcela jiným obsahem (jiný autor atd.).
• vlastní návrhy je možno opravovat do okamžiku, kdy jsou schváleny supervizorem a stávají se definitivní autoritou; při jiné opravě či doplnění než opravě záhlaví je možné, nikoli nezbytné přidávat výskyt pole 906 s kódem op; při opravě záhlaví je kód oz nezbytný (viz výše)
• pokud chce katalogizátor "opravit" již schválenou autoritu, musí použít zvláštní společný login a heslo "xopr" a záznam rozšířit z příslušné šablony "opr" (pozor na výběr správné šablony); vytváří tím "návrh opravy", který musí přijmout a schválit supervizor; návrh na změnu záhlaví ukládá do pole 920, návrh na jinou změnu do pole 930 do vloženého pole v podpoli 1.
• Pokud má knihovna jinou verzi systému ALEPH, než NK ČR, je potřeba se vyhnout zobrazení výsledku vyhledávání, protože Aleph v takovém případě vždy přestane pracovat. Nejlepší je vyhledávání vůbec nepoužívat a  hledat přes rejstříky a z rejstříku přejít přímo do katalogizace - tlačítko "Katalogizace" (vpravo od otevřeného rejstříku). Také je možné zadat v kartě "Katalogizace" přímo systemové číslo (políčko vlevo nahoře).

Postup posílání návrhů oprav

Rozlišování stejných odkazových forem (blok 4XX)

K duplicitě odkazovaných tvarů v bloku 4XX nesmí docházet, jinak systém pracuje špatně. Vyskytne-li se nutnost uložit do pole 4XX tvar, který se již vyskytuje, systém záznam nepovolí uložit. K rozlišení stejných odkazovaných tvarů jmenných i věcných autorit slouží podpole 7, do něhož se ukládá číslo autority z pole 001. Je nutné, aby katalogizátor otevřel i druhý záznam, kde se příslušný tvar vyskytuje, a přidal i zde podpole 7 (pokud nemůže kvůli úrovni katalogizace, může použít login XOPR). U jmenných autorit tato situace nastává u typu "viz též", u korporací v případě zkratky používané více různými institucemi.

Časové omezení práce v bázi AUT10

Protože export aktualizovaných autorit pro lokální kopie a importy do lokálních kopií je potřeba časově synchronizovat (i s dalšími procesy v NK), probíhá export ve všední dny a v sobotu v 20:30 a v neděli v 19:30. Autority, které by vznikly později, by do exportu nebyly zahrnuty. Proto prosím informujte všechny workoholiky, že po uvedeném čase nesmějí v bázi AUT10 katalogizovat. Vyhledávání a stahování možné je.

Pro systémové knihovníky:

Lokální kopie báze a zprovoznění programu pro aktualizaci

Obvykle pro knihovnu zajišťuje ÚVT v rámci instalace.

 Postup:

• založit autoritní bázi s definicemi shodnými s AUT bází NK ČR (aktuální stav je na ftp serveru autorit, soubor aut_v18.tar.gz)
  
• požádat o čerstvý export z AUT a bázi naplnit
• zajistit propojení s BIB záznamy
• zprovoznit program pro každodenní aktualizaci aut_run_ex.
  (Návod je obsažen ve www uživatelském manuálu Alephu - "Rozšíření dodaná ÚVT").

Důležité upozornění:

Ve verzi 18 se v autoritním mechanismu objevují určité změny.  Konzultujte nastavení autoritní a bibliografické báze s pracovníkem ÚVT při upgradu. Doporučujeme naplnit lokální kopii čerstvými daty (=požádat NK o export). Na ftp serveru v adresáři pro autority jsou take vystaveny jako vzor tabulky pro BIB báze (bib_v18.tar.gz).

Další informace k úpravám skriptu aut_run_ex najdete na stránkách ÚVT/Multidata (po přihlášení):

Aktualizace lokální kopie báze - možné problémy

Pokud některá denní aktualizace neproběhne řádně, dojde ke stavu, kdy lokální kopie není identická s "živou" bází autorit. Jestliže chyba byla na straně spolupracující knihovny a soubor na ftp je, je třeba ho urychleně "ručně" naimportovat, a to dříve, než import z dalšího dne. (Pokud by došlo k několikadennímu výpadku, je třeba importovat denní aktualizace všechny a v chronologickém pořadí). Pokud byla chyba na straně NK, je třeba to co nejrychleji nahlásit. NK zajistí, aby se chybějící soubor na ftp dostal co nejdříve, nejlépe ještě týž den, a dá o tom e-mailem zprávu kontaktním osobám v jednotlivých knihovnách, aby si mohly provést import.

Jestliže již nelze touto cestou docílit souladu bází, je třeba požádat NK (RZ) o export celé báze, po vymazání provést import přepsáním báze (REP), přeindexovat a spustit ue-08 v režimu NEW. Toto však již nepomůže opravě záhlaví v připojených BIB záznamech tam, kde došlo v AUT10 ke změně záhlaví a změna se v lokální kopii tehdy nepromítla - záznamy již nemají příslušné pole COR.
Zjistit, o která záhlaví jde, je možné pomocí SQL příkazu

select substr(Z01_REC_KEY,1,5) as KOD, Z01_DISPLAY_TEXT as HESLO, Z02_DOC_NUMBER as ZAZNAM from z01, z02 where Z02_REC_KEY like Z01_ACC_SEQUENCE || '_________' and Z01_REC_KEY_4 = '-CHK-000000000' and instr(Z01_DISPLAY_TEXT,'$$7') > 0 order by KOD, HESLO ;

Tato záhlaví je pak nutno opravit ručně - buď natažením autority do jednotlivých BIB záznamů, nebo pomocí funkce Opravit z Vyhledávání.

Jak opravit globálně záhlaví v BIB

Pokud knihovna zjistí, že má neaktuální lokální kopii a k tomu vysoký počet autoritních záhlaví v BIB v nesprávné podobě, má možnost dvoustupňově přeindexovat svou lokální kopii a většinu záhlaví v BIB touto cestou opravit. Všechny kroky je nutno dělat v době, kdy se zaručeně nikdo nesnaží v bázi pracovat!

Postup:
1. lokální kopii vymazat, požádat o čerstvý export AUT, data naimportovat a navíc naimportovat pole MOR jako COR, přeindexovat ACC v AUT
2. spustit ue-08 v BIB jako new, s plněním z07 (trvá poměrně dlouho); ue-01 poté "opraví" COR tvary na správné tvary autoritní
3. počkat, až je prázdná z07 v BIB nebo už neběží ue-01: potom smazat pole COR v lokální kopii AUT a přeindexovat zde ACC (to zajistí, aby COR tvary zmizely z rejstříku BIB); druhou možností je opakovaný import (bez pole COR) + přeindexování ACC.

Upozornění: ve verzi 18 je třeba v poli COR přidat podpole 0 s hodnotou ZZZ.

Nastavení scancode.dat v BIB bázi pro stahování z virtuálních rejstříků

Pro snadnější ukládání MDT, geografických a chronologických kódů mohou ti, kdo používají PHNK, použít virtuální rejstříky v autoritní bázi.
Pozor! Pokud knihovna stahuje z lokální kopie, je důležité, aby byly definiční tabulky lokální kopie totožné s nastavením originální báze AUT10.
Např. je nutné, aby v tab100 bylo nastaveno: USE-ACC-TEXT=Y

Postup katalogizátora:
1/ stáhne z autoritní báze (CTRL+F3) patřičné heslo do pole 650/651/655/648
2/ heslo zkopíruje do pole 080/043/045
3/ v příslušném poli přeskočí přes CTRL+F3 do virtuálního rejstříku, který obsahuje heslo+odpovídající třídník/kód
4/ stáhne patřičný řádek a o další se nestará - pomocné podpole u s heslem se odmaže při uložení
Obdobně je možné přes české předmětové heslo natáhnout anglický ekvivalent, nebo přes začátek MDT stáhnout z rejstříku SK skupinu konspektu.

Pro nabídku virtuálního rejstříku ke stažení je třeba mít ve scancode.dat řádky podobné následujícím:

043## GC
045## CC
080## PM 2c
(příslušný kód je vždy ve sloupci autoritní báze)
Pro anglické ekvivalenty navíc:
650#9 LH PE 2xyz
651#9 LH PE 2xy
655#9 LH FE 2xy

Pro automatické odmazávání pomocných podpolí se používá fix_doc_do_file_08, nastavený pro ukládání - INS. Ten musí mít v adresáři $data_tab/import soubor, který obsahuje následující řádky:

1 043## DELETE-SUBFIELD u
1 045## DELETE-SUBFIELD u
1 080## DELETE-SUBFIELD u
1 080## DELETE-SUBFIELD c
1 080## DELETE-SUBFIELD 9
Pro anglické ekvivalenty navíc:
1 650## DELETE-SUBFIELD u
1 650## DELETE-SUBFIELD 0
1 651## DELETE-SUBFIELD u
1 651## DELETE-SUBFIELD 0
1 655## DELETE-SUBFIELD u

V tab_fix by pak mělo být něco obdobného jako:

INS fix_doc_do_file_08 vp.fix

aktualizováno 17.2.2010