Zásady

• knihovny s jinými systémy než Aleph obvykle budují své lokální autoritní báze, do nichž záznamy z báze národních autorit kopírují; tyto báze obsahují jak "národní" autority, tak autority "lokální"
  
• vstup do kooperace ve smyslu vytváření návrhů autorit je možný po dohodě s Petrou Šťastnou (pro autority jmenné) a s Marií Balíkovou (pro autority geografické, případně formální), po vyškolení a po zajištění technických předpokladů
• katalogizátoři mohou kromě vytváření návrhů autorit revidovat vlastní záznamy před schválením (REV1, REV2) a navrhovat opravy autorit již schválených (OPR)
• katalogizátoři vytvářejí záznamy autorit ve svém domácím prostředí ve formátu a kódování diakritiky, které používají ve své lokální bázi - konverzi zajišťují programové nástroje
  

Kooperace počítá s dvoustupňovou kontrolou nově dodávaných/opravovaných záznamů. Na lokální úrovni se odehrává lokální supervize (pověřený pracovník ručí za formální i obsahovou správnost dodávaného záznamu bez ohledu na to, zda na lokální úrovni záznam vytvořil řadový katalogizátor, nebo záznamy tvoří jen pověřený supervizor). V NK ČR probíhá druhý stupeň supervize (prověření správnosti dodávaných informací i zdrojů). Dvoustupňová kontrola je volena z důvodů maximální možné filtrace vzniku duplicit a chyb.

Technické předpoklady

• knihovna musí mít Z39.50 klienta, který umožní přístup jak do báze národních autorit, tak aplikace na Z39.50 serveru, tzv. "bandasky"
• pro nastavení parametrů pro bázi AUT je možno využít informací v souboru Přístup do báze autorit přes Z39.50
  
• podrobnější informace k aplikaci "bandaska" na https://github.com/cosmotron-cz/bandaska-nk
  
• informace k "bandasce" poskytuje firma Cosmotron (bandaska@cosmotron.cz)
• uživatelská oprávnění (login, heslo) pro ukládání návrhů/oprav zajišťuje NK ČR (autority@nkp.cz)
  

Postup

• katalogizátoři prověří existenci autora v bázi národních autorit (AUT):
  
• pokud naleznou, stáhnou záznam do vlastní autoritní báze;
  
• pokud nenaleznou, vytvoří záznam do "bandasky" a zároveň ho uloží do své lokální báze
• při dvoustupňové kontrole může záznamy vytvářet lokální supervizor (vytváří NÁVRH) nebo lokální katalogizátor (vytváří *NÁVRH, zvaný též "hvězdička")
• "bandaska" záznam zpracuje a uloží do báze AUT; z údajů uložených katalogizátorem se přenášejí pouze vybraná pole, do ostatních se ukládají předdefinované nebo systémem generované hodnoty
• záznam typu "hvězdička" vytvořený katalogizátorem musí být znovu vyhledán v bázi AUT lokálním supervizorem, který ho zreviduje (umaže hvězdičku v poli 900, ostatní zajistí systém) - záznam se stává "návrhem" - teprve poté se záznamem může zabývat "vrchní supervizor" v NK ČR
  
• pokud katalogizátor zjistí, že udělal chybu, a chce ji opravit ještě před kontrolou svým supervizorem, záznam znovu vyhledá a opraví (systém zajistí uložení dalších potřebných údajů)
• lokální supervizor nemusí vyhledávat záznamy k revizi podle záhlaví, ale může použít rejstřík návrhů - vyhledává se řetězec *NÁVRH+sigla knihovny+datum

Upozornění:

Vzhledem k rozdílnému způsobu indexování a přenosu údajů v různých systémech mohou nastávat problémy při stahování záznamů u záhlaví obsahujících nealfanumerické znaky (tečky, závorky apod.). Pokud to domácí systém dovoluje, doporučujeme při načtení záhlaví z rejstříku do vyhledávacího okénka tyto znaky odmazat nebo použít krácení.

Návrhy oprav

• změny v hotových autoritách a návrzích v bázi AUT mohou dělat pouze pracovníci NK ČR (=vrchní supervizor)
• chce-li pracovník knihovny spolupracující přes Z39.50 server opravit záznam, vyhledá záznam v bázi AUT a provede opravu do "bandasky". Změněná pole jsou poté do záznamu v bázi AUT přenesena jako vložená pole v poli 930 nebo jako pole 920 v případě návrhu změny záhlaví; systém navíc uloží do pole 900 hodnotu "OPRAVA"
• záznamy s návrhy oprav poté vyhledá pracovník NK ČR ve zvláštním rejstříku "opravy". Opravy zapracuje do řádných polí; pokud opravy nepřijme, zaznamená důvod do pole "interní poznámka" - zejména v případech, kdy je třeba zabránit opakování téhož nesprávného návrhu. Může s původcem návrhu též konzultovat e-mailem.

Přehled stavových kódů v poli 906