Soubor tematických věcných autorit je řízený a měnitelný abecedně uspořádaný soubor věcných selekčních údajů - lexikálních jednotek (ověřených a unifikovaných), mezi nimiž jsou vyjádřeny základní sémantické vztahy (ekvivalence, hierarchie, asociace), který je určen ke zpracování a vyhledávání dokumentů a informací v nich obsažených. Součástí autoritního záznamu je notační znak systematického selekčního jazyka související s autoritním záhlavím a nezbytný poznámkový aparát. K základním charakteristikám tohoto souboru patří slovní zásoba, struktura sémantických vztahů a aplikační syntax. 

Slovní zásoba (lexikum) 

Základním prvkem lexika souboru věcných autorit je lexikální jednotka, která bývá v odborné literatuře definována jako “slovní vyjádření určitého pojmu, pokud možno ve formě substantiva nebo substantivního spojení“. 

V souboru věcných autorit existují dva typy lexikálních jednotek 

• preferovaný termín - lexikální jednotka užívaná závazně při indexování k vyjádření určitého pojmu
• nepreferovaný termín - ekvivalent nebo kvaziekvivalent preferovaného termínu; nepreferovaný termín není dokumentu přiřazován, ale slouží jako uživatelský vstup do abecedního rejstříku; uživatel je odkázán příslušným pokynem (např. viz) k ekvivalentnímu preferovanému termínu 

Výběr a tvar lexikálních jednotek

Při výběru lexikálních jednotek se řídíme těmito zásadami 

• volí se substantivní tvar, kterým může být
•  jednoslovné substantivum
•  víceslovná lexikální jednotka, jejíž základ tvoří substantivum, a to
•  adjektivní spojení
•  předložková vazba
•  komplexní termín - dvě souřadně spojená substantiva označující komplexní pojem, tj. vztah daných pojmů, např. rodina a škola, křesťanství a filozofie; rozklad tohoto komplexního pojmu na jednotlivé dílčí pojmy by vedl ke vzniku nežádoucího ohlasu irelevantních dokumentů
•  dodržuje se přirozený slovosled
• pravopisná forma se řídí platnou normou, v případě existence pravopisných dublet se preferuje progresivní podoba
• transliterace se řídí platnými normami
• singulár a plurál
• počitatelná substantiva se uvádějí v plurálu
• abstrakta, počitatelná substantiva použitá jako abstrakta, názvy vědních oborů se uvádějí v singuláru
• cizojazyčné výrazy je možné použít
• neexistuje-li adekvátní překladový výraz
• je-li termín běžně používán v daném vědním oboru
• zkratky - preferuje se rozepsaná podoba, zkrácená podoba se odkáže
• synonymie lexikálních jednotek se řeší odkazovým aparátem (odkaz viz)
• homonymie, polysémie (polyvalence lexikálních jednotek)
• různé významy homonym se důsledně rozlišují
• specifikací termínu
• uvedením kvalifikátoru (relátoru) v závorce, toto závorkové doplnění je součástí deskriptoru 

Definice, vymezení rozsahu preferovaného termínu je důležitou součástí záznamu věcné autority univerzálního systému, protože v tomto systému se často vyskytují výrazy, které se běžně používají ve více oborech.

Při tvorbě univerzálního autoritního souboru musí být zvláštní pozornost věnována obsahové stránce tematických lexikálních jednotek a integraci víceslovných spojení do souboru lexikálních jednotek.

Struktura sémantických vztahů 

Mezi lexikálními jednotkami je možno definovat tyto sémantické vztahy 

• vztah ekvivalence, který je jedním ze základních předpokladů řízeného slovníku. Do vztahu ekvivalence jsou uváděny synonymní lexikální jednotky, tj. termíny, které se liší formou, ale jejichž obsah je identický (označují stejný denotát). Jeden termín je vybrán jako preferovaný, ostatní se považují za nepreferované termíny a jsou odkázány na termíny preferované;
• vztah hierarchie, který nastává mezi lexikálními jednotkami téhož sémantického okruhu a vyjadřuje poměr nadřazenosti a podřazenosti. Pojem je podřazený druhému pojmu tehdy, jestliže k jeho identifikaci musíme použít všechny znaky nutné k identifikaci nadřazeného pojmu, přičemž podřazený pojem má minimálně o jeden znak, kterým se od sebe liší, více;
• BT vodní nádrž
• NT vodárenská nádrž
• NT rekreační nádrž
• vztah asociace, který nastává mezi lexikálními jednotkami, které spolu významově souvisejí, avšak jejich vzájemný vztah není možno považovat za hierarchický. 

Aplikační syntax 

Pravidla pro tvorbu SVA nabízejí dvě možnosti postupu 

1. autorizovat řetězce předmětových hesel;

výhodou postupu je možnost vyjádřit komplexní téma dokumentu výstižně už v prvním plánu, což ve svém důsledku znamená

• zachovat informační hodnotu řetězce předmětových hesel a
• umožnit snadnější orientaci jedné skupiny uživatelů

nevýhodou tohoto postupu je

• komplikovanost struktury řetězce předmětového hesla, která má za následek
• nesnadnou orientaci uživatele v případech, kdy se bohatě větvená struktura předmětového hesla nezobrazí (mizí za obrazovkou), případně se zobrazí na jiném řádku
• nedostupnost těchto složitě strukturovaných záznamů pro většinu vyhledávacích služeb
• komplikovanost pravidel pro tvorbu předmětového hesla
• nesnadná a nákladná údržba takto koncipovaného autoritního souboru
• rozdílnost při formulaci dotazu při vyhledávání v dokumentografických a plnotextových databázích

2. autorizovat jednotlivé segmenty předmětových hesel; výhodou postupu je

• přehlednost záznamů
• snadná orientace uživatele
• jednoduchá pravidla pro aplikaci
• snadnější budování hierarchických struktur
• snadná údržba
• homogenní prostředí pro vyhledávání

Výzkum realizovaný Národní knihovnou v roce 1997 prokázal, že v oblasti věcných selekčních jazyků naprosto převládá používání izolovaných lexikálních jednotek, tj. klíčových slov, nejčastěji tzv. volně tvořených, tedy ve své podstatě neřízených předmětových termínů, a dále deskriptorů oborových, případně polytematických tezaurů a heslářů. Prekoordinovaná předmětová hesla s rozvinutou strukturou jsou v naprosté menšině a navíc se nejčastěji používají pouze jako alternativní selekční jazyk. Znamená to tedy, že při věcném pořádání je dominantní princip postkoordinace. Za této situace jsme dospěli k závěru, že z výše uvedených variant postupu v oblasti aplikační syntaxe autoritních prvků bude více odpovídat našemu prostředí varianta druhá, tedy autorizace jednotlivých prvků předmětového hesla. 

Při konkrétní aplikaci souboru věcných autorit, tj. při ukládání věcných údajů v bibliografickém záznamu, volíme kombinovaný postup (princip prekoordinace a postkoordinace se kříží): 

• tematické selekční prvky a geografické názvy konkrétních lokalit se ukládají ve vstupních pozicích - princip postkoordinace
• geografické (názvy států) a chronologické okolnosti tématu, pokud nejsou předmětem dokumentu, se zapisují v příslušném podpoli - princip prekoordinace 

Při tvorbě souboru věcných autorit respektujeme standardy a mezinárodní doporučení

• doporučení IFLA,
• pravidla RDA,
• pravidla a doporučení Kongresové knihovny (LCSH),
• a doporučení vyplývající z výměnného formátu MARC21

MARC 21 Formát pro autority definuje základní strukturu zápisu záznamu věcné autority

1XX Záhlaví – všeobecné informace

4XX Směrování odkazu viz – všeobecné informace

5XX Směrování odkazu viz též – všeobecné informace

667-68X Poznámky – všeobecné informace

7XX Propojovací záhlaví – všeobecné informace

8XX Lokace, alternativní grafické prezentace – všeobecné informace

Notační znak MDT v záznamu věcné autority

Základní funkcí notačního symbolu v univerzálním systému, kterou můžeme pracovním názvem označit jako fixaci termínu, je určení dominantního oboru, posouzení jeho pozice v univerzu lidského poznání, posouzení jednoznačnosti a systémovosti daného termínu v pojmové struktuře oboru/oborů. Neméně důležitou funkcí je podpora při tvorbě hierarchické struktury univerzálního souboru, podíl na mezinárodní srozumitelnosti selekčního jazyka. Jako referenční jazyk napomáhá při tvorbě vícejazyčného nástroje. V neposlední řadě, především ve fázi vzniku autoritního souboru, slouží jako kontrola kvality přidělovaných údajů.  

Údaj skupiny Konspektu v záznamu věcné autority 

Součástí autoritního záznamu tematické autority je i údaj skupiny Konspektu. Tento údaj je nepovinný. Slouží indexátorům k usnadnění rozhodování, do které skupiny Konspektu lze zařadit dokument (kam ve volném výběru umístit dokument), při jehož obsahové analýze jsme použili daný tematický termín jako základní (je z hlediska obsahu dokumentu nejdůležitější).

Funkce souboru věcných autorit 

Soubor věcných autorit představuje národní standard pro věcné pořádání a vyhledávání informací, který respektuje mezinárodní standardy a je určen zejména pro databáze s rozsáhlým univerzálním fondem. Soubor věcných autorit by měl sloužit zejména jako

• nástroj standardizace a unifikace věcných selekčních údajů na národní úrovni
• nástroj pro sdílenou katalogizaci
• nástroj integrace a unifikace věcných selekčních jazyků různých typů
• podpora vzniku vícejazyčného pořádacího systému
• uživatelsky vstřícný rešeršní nástroj pokrývající heterogenní prostředí

Předpokládáme, že vybudování souboru věcných autorit přispěje k 

• unifikaci prostředí tolik potřebné pro budování předmětově orientovaných zdrojů
• znásobení rešeršní možnosti koncového uživatele: zpřesněním a dopracováním dotazu se zvýší přesnost a úplnost vyhledaných dokumentů