Zápis ze setkání supervizorů projektu
„Kooperativní tvorba a využívání souborů národních autorit“
v NK ČR 18. 11. 2014

Zahájení a seznámení s programem – letošní setkání bylo zaměřeno téměř výlučně na změny v souvislosti s přechodem na nová pravidla RDA. Ta vstoupí v platnost v dubnu 2015.

PhDr. Z. Bartl seznámil přítomné s přípravami na zavedení pravidel RDA.

Nová katalogizační pravidla podporují jen MARC 21. Knihovnám, které ještě pracují v UNIMARCU, doporučujeme přechod na interní formát MARC 21. Do 10. 12. 2014 lze požádat o příspěvek na přestup do MARCU 21 v rámci programu VISK.

Konverze z UNIMARCU do MARCU 21 jsou obtížné. V rámci autoritních záznamů bude konverze jednodušší – po přechodnou dobu (cca 1 rok) je možné zajistit dočasnou konverzi.

V 2. polovině ledna proběhne školení školitelů – zástupců velkých, krajských a ústředních oborových knihoven. Ti poté proškolí ostatní katalogizátory z jednotlivých knihoven v kraji. O školeních budou knihovny informovány, mělo by jít o jednodenní školení. Budou se zabývat jen změnami v souvislosti s pravidly RDA.

Báze autorit a pravidla RDA

Abychom od dubna 2015 rozlišili záznamy řídící se pravidly AACR2 a pravidly RDA, budou záznamy doplněny o pole s textem “Tento záznam neprošel revizí podle pravidel RDA”. Budeme-li od dubna 2015 do záznamu zasahovat, pole odmažeme.

V posledních dnech března 2015 se hromadně opraví záznamy, které je možné algoritmizovat. Budou připraveny konverzní programy pro knihovny, které nepracují se systémem Aleph, opravy záznamů přes „bandasku“. O etapových změnách budeme informovat. Většina změn proběhne automatizovaně, knihovny si stáhnou opravené záznamy, budou připraveny nové šablony.

Do konce března 2015 bude aktualizována Metodika tvorby personálních autorit na webu, půjde o komplexní přepracování, nikoliv jen uvedení změn ve formě dodatků.

Rozdíly mezi pravidly AACR2 a pravidly RDA

Pravidla RDA kladou větší důraz na autority, i na autority typu autor – název.

Důraz je kladen na fiktivní entity, které byly dosud zpracovávány ve věcných autoritách. RDA neuvádějí striktní pravidla, proto bude záležet na domluvě mezi odd. jmenných a věcných autorit.

RDA neznají pojem „současný autor“ – od dubna 2015 bude třeba kriticky zhodnotit odkazy viz a viz též (to se bude týkat především autorů 19. století a starších autorů).

Změna se týká doplňků rodinných vztahů (např. Jr., Sr., fils, père) a římských číslic (např. III). Ty jsou brány jako fráze, a tedy jako součást jména, nikoliv pouze jako zkratka. Zapisují se ve tvaru, v jakém se nacházejí v primárním dokumentu.

Nová pravidla nepočítají se zkratkami (ca, př. Kr., …). Tuto změnu provede systém automaticky. Místo zkratek „nar.“ a „zemř.“ se budou používat spojovníky, např.: 1825-, -1859.

Bude povinné pole 046 (rok narození a úmrtí v jednotlivých podpolích). Pole je nyní automaticky generováno systémem Aleph a z těchto údajů se stávají selekční údaje. Nabízí se otázka, zda do tohoto pole uvádět (ručně vepisovat) celé datum narození a úmrtí, které je zaznamenáno v poli 678.

Povinná pole 3XX – do jednotlivých polí se uvedou jako selekční údaje ty údaje, které jsou již obsaženy v poli 678. Dosud jsou údaje z biografické poznámky vyhledatelné pouze fulltextovým vyhledáváním.

Přehled nových polí 3XX:

·   370 – související místo

·   372 – oblast působení

·   373 – organizace spojená s osobou (dříve afiliace)

·   374 – profese

·   375 – pohlaví

·   377 – jazyk

·   378 – rozpis iniciál

Mgr. S. Světlíková informovala o změnách v korporativním záhlaví ve spojitosti s novými katalogizačními pravidly.

Změny v korporativním záhlaví v souvislosti s RDA (změny se týkají především akcí):

Podle RDA už není možné zapsat datum konání akce jako součást názvu akce v záhlaví, ale zapisuje se vždy do podpole pro data konání akce (podpole $d v MARC 21).

Např.:

Expo (1986 : Vancouver, Britská Kolumbie)  

NE  Expo´86 (Vancouver, Britská Kolumbie)

I když je místo konání akce součástí názvu akce, v záhlaví se tento údaj opakuje v podpoli pro místo konání akce (podpole $c v MARC 21).

Např.:

Mezinárodní filmový festival Karlovy Vary (2014 : Karlovy Vary, Česko)

NE Mezinárodní filmový festival Karlovy Vary (2014)

Pokud se akce koná na 2 místech, uvedou se obě místa a oddělí se středníkem.

Např.:

Dny evropského filmu (14. : 2007 : Praha, Česko; Brno, Česko)

NE Dny evropského filmu (14. : 2007 : Praha a Brno, Česko)

Pokud se akce koná na více než 2 místech, podle RDA se uvedou všechna místa konání akce.

Např.:

Vzájemnost konfrontace (1. :  1996 : Aš, Česko; Tišnov, Česko; Brno, Česko)

NE Vzájemnost konfrontace (1. : 1996 : Aš, Česko atd.)

? Jak zapisovat akce s větším počtem míst konání (např. festival Febiofest se koná na 13 místech)?

Pokud jméno akce nedostatečně vystihuje, že jde o akci, lze přidat kvalifikátor.

Např.:

Knihovny bez hranic (seminář) (2000 : Vsetín, Česko)

NE Knihovny bez hranic (2000 : Vsetín, Česko)

Nová pole v autoritním záznamu pro korporace v souvislosti s RDA:

368      Type of Juristiction or Corporate Body/Other Corpo rate Body Atributes

$a        Type of Corporate Body        

Forma se bude přebírat z věcných autorit („Věcné téma“).

370      Associated Place

$c        Associated Country

$e        Place of Residence/Headquarters

$f        Other Associated Place

Forma se bude přebírat z věcných autorit („Geografické jméno“).

372      Field of Activity

Forma se bude přebírat z věcných autorit („Věcné téma“).

377      Associated  Language

Forma se bude přebírat z „Kódů jazyků MARC“.

MARC 21 – změna zápisu poznámky v poli 680 (?)

Poznámka v poli 680 (Veřejná všeobecná poznámka) se v autoritních záznamech pro korporace bude nadále používat pouze výjimečně, jen pro informaci o možné zaměnitelnosti – např.:

110 2   $a Rada Evropy

680      $i Nezaměňovat s:

$a Evropská rada

V ostatních případech toto pole nahradí poznámka v poli 678 (Biografické nebo historické údaje).

Diskuse

Diskuse se zabývala především vztahem nových povinných polí 3XX  a pole 678 (biografická poznámka). Zazněl názor, proč jsou pole 3XX povinná, když se v nich „jen“ opakují údaje z biografické poznámky. Pro čtenáře/neknihovníky nebudou tato pole srozumitelná a knihovníkům přinesou práci navíc.

Jiní knihovníci nová pole 3XX vítají, neboť do nich lze zanést informace, které doposud nebylo kam zapsat. Důvodem vzniku těchto polí je lepší vyhledávání, strukturovanost údajů.

Protože nová pole 3XX jsou povinná a mají se v nich opakovat informace obsažené v biografické poznámce, zazněly názory, zda by nebylo dobré:

·         biografickou poznámku zcela zrušit (ale LC (Names), která pole 678 nepoužívala, jej nově zavádí)

·         zrušit její povinnost

·         výrazně ji zkrátit, zjednodušit a ostatní doplňkové informace vepsat do polí 3XX

Diskutovala se i přehlednost autoritního záznamu. Je přehlednější záznam s mnoha heslovitými poli, nebo naopak informace uvedené ve formě věty v poli 678?

Probíral se nárůst práce ve spojitosti s novými pravidly. Nová pole přinesou více práce s jejich vyplňováním, ale řadu informací bychom už nemuseli vyjadřovat větou v poli 678. To, co je strukturované, lze zapsat do polí 3XX, co nelze vyjádřit strukturovaně, zapíšeme do pole 678.

Bc. T. Nejedlý připomenul pravidla, která se v návrzích jmenných autorit často nedodržují.

·         Autoritu zakládáme jen v případě, když o autorovi máme dostatek informací.

Musíme být schopni ho v poznámce odlišit od jiných autorů stejného jména.

Ne všechna záhlaví, která potřebujeme v bibliografickém záznamu, musí být nutně autoritní.
Pokud nemáme dostatek informací k vytvoření autority, uvedeme autora v poli 100 či 700, ale neposíláme návrh autority. Autoři jsou tedy v selekčních polích, a tak v rejstříku dohledatelní, ale nikoliv autoritní.

·         Citace zdrojů (primárních)

Z podpole „a“ by mělo být zřejmé:

a.       O jaký zdroj se jedná.

b.      V jakém tvaru se v něm jméno autora vyskytuje (důležité zejména u českých autorů, pro něž je citovaný zdroj zdrojem pro autoritní záhlaví).

c.       V jaké roli se autor na dokumentu podílel.

V podpoli „b“ uvedeme, jaké údaje jsme ze zdroje získali: autoritní forma, odkaz viz, odkaz viz též, datum narození, datum úmrtí, biografické údaje.

·         Rozpis iniciál (podpole „q“)

U českých autorů nevytváříme podpole „q“ v autoritním záhlaví, ale vytvoříme pole 400 a pole 378 (po přechodu na RDA).

Příklad:

Nikoliv:

U zahraničních autorů, tj. u těch, jejichž záhlaví přebíráme, rozpis iniciál převezmeme, pokud ho daná báze autorit uvádí. Pokud ho neuvádí, tak ho nedoplňujeme.

Příklad:

Záhlaví LC (Names):

Záhlaví AUT:

Záhlaví LC (Names):

Záhlaví AUT:

·         Přebírání zaměstnání jako doplňku v záhlaví ze zahraničních bází autorit (zejména LC (Names))

Podle RDA 9.19.1.5. je v případě odlišení jinak identických záhlaví součástí autoritního záhlaví jako doplněk zaměstnání či profese autora (pokud nejsou známa životní data nebo rozpis iniciál).

Tento doplněk nepřebíráme.

Příklady z LC (Names):

Záhlaví LC (Names):

Záhlaví AUT:

Je vhodné vytvořit interní poznámku (pole 667), ve které uvedeme, o jaký záznam se v LC (Names) jedná, např. takto:

·         Návrhy oprav

Pro opravu či doplnění autoritních záznamů použijte prosím nástroj návrhu opravy. Nikoliv e-mail. Pro pracovníky ONJA je časově náročnější přenést údaje z e-mailu do záznamu než zpracovat návrh opravy.

Pojměte opravu záznamu komplexně. Nedoplňujte pouze nový údaj (např. rok úmrtí autora), ale přehlédněte záznam celkově. Ne všechny záznamy, zejména ty starší, splňují kritéria, jaká máme dnes.

Zejména doplňte: biografickou poznámku, zdroj pro ověření záhlaví

Mgr. L. Šimek prezentoval statistiku výsledků kooperace za rok 2013

Kooperace a její výsledky:

V roce 2013 pracovalo v rámci kooperace 131 knihoven.

Celkově bylo vytvořeno 49 135 jmenných personálních autorit.

Ale:

500 a více záznamů ročně vytváří 22 knihoven

Více než 100 a méně než 500 vytváří 20 knihoven

Méně než 5 záznamů vytváří 40  knihoven

Nulový podíl má 49 knihoven – 37,4% (68%)

Skupina NK, MZK a VKOL – vytvoří 35,4 %

Počet není pochopitelně všechno záleží nám též na kvalitě, což se projevuje v zasílání návrhů oprav!

Celkově zpracováno 2492 záznamů návrhů oprav.

Na zasílání návrhů oprav se podílí 52 knihoven, což činí necelých 40% (jsou to ty, které zasílají též návrhy nových záznamů).

Přesto po 14 fungování kooperace figurují v bázi záznamy tohoto typu, které jsou knihovnami používány bez jakékoliv opravy:

Mgr. S. Světlíková upozornila na chyby, které se v návrzích korporativních autorit opakovaně objevují:

·         Při použití geografického jména v korporativním záhlaví není toto jméno ověřeno v bázi geografických autorit.

Geografické jméno se v korporativním záhlaví vyskytuje ve 3 případech:

-          jméno jurisdikce ve vstupním prvku záhlaví pro korporace zapisované „pod jurisdikcí“

-          kvalifikátor místa jako rozlišující prvek u korporací se stejným nebo snadno zaměnitelným jménem (nebo u 5 typů českých korporací, kde se uvádí povinně)

-          místo konání akce u záhlaví pro akce

·         Zahraniční korporace a akce nejsou ověřovány v bázi autorit Kongresové knihovny (LC Names).

Někdy je sice v návrhu autoritního záznamu tento zdroj uveden, ale navrhované záhlaví neodpovídá formě, která je uvedena v LC Names – je nutné přebírat záhlaví v podobě odpovídající LC Names (se správnou transliterací, s kvalifikátory přeloženými do češtiny a s geografickými jmény, jejichž forma je ověřena v české bázi geografických autorit).

·         Je vytvořen návrh autority pro korporaci, která je zapsána v podřízeném vztahu (tj. ve vstupním prvku je uvedena nadřízená korporace), ale není současně navržena autorita pro nadřízenou korporaci v případě, že tato nadřízená korporace ještě nemá v bázi svůj autoritní záznam.

·         V poznámce pro vztah mezi záhlavím a odkazem viz též (pole 665 v MARC 21) je sice uveden předchozí nebo následný název korporace, ale není vytvořen odkaz viz též (a tedy ani návrh autority pro zmíněný předchozí nebo následný název korporace).

·         Občas dochází k zaměňování poznámky pro vztah mezi záhlavím a odkazem viz též (pole 665 v MARC 21) s tzv. všeobecnou poznámkou (pole 680 v MARC 21), případně jsou informace patřící do dvou poznámek smíseny do jedné (např. informace o typu a sídle korporace i informace o novém názvu je v jedné poznámce).